退職する際の、悩みの1つとして「引き継ぎって何をどうすればいいの？」ということがあります。
引き継ぎは退職が決まってから、いざ退職日までにやっておく大事なことの１つです。
そんな悩みを少しでも解決できるように、この記事では計画的な引き継ぎのためのポイントや注意点を紹介していこうと思います！
ぜひ最後まで読んで、悩みを解決するヒントにしてください。
Contents
退職時の引き継ぎ 心掛けたいポイント
ここからは、引き継ぎの時に心掛けたいポイントを順番に紹介していこうと思います。
引き継ぎの内容を会社に確認する
引き継ぎの内容や方法については、会社側から指定がある場合があります。
その場合は、基本的にその方法に従って引き継ぎ業務を行いましょう。
あなた自身が前任者から業務を引き継いでいるのであれば、前任者が作成した資料を元に自分なりに引き継ぎ資料を作成していきます。
引き継ぎのスケジュールを立てる 完了の目安は「3日前」
引き継ぎは、いつまでもダラダラとやって良いわけではありません。
退職日が決まっているのでその日の「3日前」までには引き継ぎ業務を完了しておくことが望ましいです。
退職時には、引き継ぎ以外にもやることがたくさんあります。それだけしていれば良いというわけではなく時間との戦いになるので、しっかりとスケジュールを立てて計画的な行動をしましょう。
まずは自分が今までやっていた業務から、後任者の育成にかかる時間を計算します。
次に、引き継ぎに内容に優先順位付けを行い、退職日から逆算してスケジュールを組みましょう。
業務のマニュアルを作成する
これまで自分が担ってきた業務の手順やポイント、顧客や取引先の連絡先等をまとめたデータなどを資料としてまとめることも、引き継ぎをする際には大事なことになります。
業務の手順やポイントを残す資料には…
・業務の段取りや進捗状況、作業手順、今後の進め方
・よくあるトラブルへの対処方法
・これまでに起こったことのあるトラブルの事例と、解決した方法
・業務や案件の目的、社内での位置付け
・業務に関わる関係者について
など、他にも書くことはありますが、上記のような内容を分かりやすく事細かに資料として残しておきましょう。
また、引き継ぎ後に問題が起こらないように、後任者だけでなく誰が見ても分かりやすいように工夫をすることも大事です。
人によって意味を取り違えてしまうような書き方や、あとでここはどうだったか分からないなどの問題が無いように後任者と一緒に引き継ぎマニュアルを作成するのも良い手段でしょう。
そして、作業手順などの資料以外にも…
・業務をする上で必要な資料やデータ、これまでに作成した書類やファイル
・案件ごとに必要な取引先や顧客、部署の連絡先などの情報
・業務の関連書籍
など、業務をスムーズに進行していくために必要だと思われる資料やデータを、案件ごとにまとめたりわかりやすい名称を付けて整理しておいたりしましょう。
また、どこにその資料や関連書籍があるかなど、必要なモノの所在も明確にしておくと良いです。
後任者に教育は早めに行う
引き継ぎマニュアルを作成するだけでなく、後任者とは早めにコミュニケーションをとって少しでも多く業務を一緒にこなしていくようにすることも大事です。
一概には言えませんが、退職日の1～2週間前には一緒に仕事ができると良いでしょう。
いくら引き継ぎマニュアルを作成しても、実際に業務を行うことで説明しきれていない部分は明確に出てきます。
早めに一緒に業務を行うことで、マニュアルの言い回しの改善や出てくる疑問の質疑応答、マニュアルでは改善しきれない問題点の説明などを行うことが出来ます。
なので、後任者は早めに教育できると良いでしょう。
後任者と一緒に挨拶回りを行う
自分が今まで担当してきた顧客や取引先に挨拶もなしに後任者が訪れたら、会社側の教育に疑問を持たれイメージが悪くなってしまいます。
なので今後、後任者が担当するようになるところには、自分と後任者が一緒に挨拶回りに行くようにしましょう。
また、退職メールなどで挨拶をする場合も、後任者の名前と連絡先を記載して送ることを忘れないようにしてください。
挨拶の際には今後、後任者が会社での業務を行いやすくなるように、後任者を立てるようにして挨拶を行うと良いでしょう。
退職後の緊急連絡先を伝えておく
無事に引き継ぎを終えたと思っても、後任者に分からないことがあったり、予期せぬトラブルが起こることはあり得ます。
そんな時のために、後任者や上司など複数人に退職後も連絡の取れる緊急連絡先を伝えておくようにしましょう。
丁寧に引き継ぎを行っていればそんなに連絡は来ないと思いますので、電話で質問をされた際には快く答えてあげましょう。
後任者を即戦力にすることが理想ではあるが…
引き継ぎでは自分が退職した後に、後任者がすぐ動けて仕事ができるというのが理想ではあります…
ですが、後任者が新人だったり転職してきたばっかりで自分の業務に慣れていない人だと、1から説明しないといけないので即戦力にするのは無理があります。
完全に業務を引き継ぎするのは、やはりもともと経験のある社員じゃないと時間的にも難しいでしょう。
そんな場合でも、後任の社員が「これなら、なんとか仕事ができそう」と感じて、退職後も滞りなく業務が進行出来るように最善の努力をして引き継ぎしましょう。
まとめ
ここまで、引き継ぎに関する注意事項、流れなどを紹介してきました。
色々説明してきましたが、正直なところ完璧な引き継ぎと言うのはありません。
自分が行っていた業務を、後任者が一切の問題なく完了できるのが理想ではありますが、業務を行っていく中での些細な疑問や問題点は必ず出てきます。
引き継ぎの時、聞いてないから出来なかったなどの問題を出来る限りなくすために、上記で説明したマニュアル等に引き継ぎに関わる内容をすべて丁寧に書き起こすようにしましょう。
適当な引き継ぎは、後々に自分の首を絞める原因になりますので慎重に、後任者の疑問点が少しでもなくなるように、最後の最後まできっちり行ってください。
ここまでお読みいただいてありがとうございました。
スケジュール通りのスムーズな引き継ぎが行えることを祈っています。
それではまた次回。
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決意してから退職するまでのやることリスト ～退職の流れをまとめて解説～ | zumaの職業経験談紹介 (zuma-wa-ku.com)
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